Correo electrónico

Vamos a analizar las ventajas del correo electrónico como sistema de comunicación. Además, veremos su mantenimiento y cómo redatar, adjuntar, filtrar y organizar los correos.

Qué ventajas tiene

Asíncrono: Al contrario que un chat . Tú me escribes cuando quieres, yo te contesto cuando me da la gana.
Vínculo de archivos: Se puede adjuntar material como: Fotos, documentos, etc.
Claridad: Es una manera de dejar claro qué se dijo: Instrucciones, acuerdos, pedidos, condiciones , etc.
Estándar: Es una comunicación estándar en muchos ámbitos formales: Administración, empresa, etc.

Para qué se utiliza

Entendemos que en “vuestro mundo”, es una cosa rara… todo va por WhatsApp, Instagram, pero a veces:

Os tenéis que comunicar con profesores.
Tenéis que daros de alta en servicios que os piden un correo.
En breve, entraréis en un mundo de adultos en el que os será imprescindible, por ejemplo, para mandar un currículum.

Correos privados y temporales

Sabéis que no todo el mundo tiene el mismo correo. Por ejemplo:

Mi correo de trabajo es @educa.cyl.es (como trabajador de la Junta de Castilla y León).
También tengo un correo @gmail para usar los servicios de Google.
También tengo otros correos personales.

Podéis tener el correo que queráis o más de uno. Todos funcionan para enviar o recibir de cualquier sistema de correo. Esto se llama un sistema federado (Por ejemplo, WhatsApp no es federado, hay que estar en WhatsApp para poder enviar y recibir mensajes de otros usuarios. Si fuese federado yo te podría escribir a WhatsApp desde Telegram, o desde Instagram y viceversa).

Gmail

Tus correos de Gmail NO SON PRIVADOS.

Aunque muchos usáis el correo de Gmail (el de Google) debéis saber que, cuando te lo diste de alta “aceptaste” que Google LEYESE tus correos para usarlos con fines publicitarios o de venta de datos a terceros. Aún así, es interesante tener un correo de GMAIL, porque necesitas ese usuario de Google para acceder a cualquiera de sus servicios (como creador): subir vídeos a YouTube, usar el Drive para almacenamiento de archivos o para editar (Google Docs, p.ej.), hacer un blog en Blogger, etc.

Outlook

Outlook es la herramienta de mensajería perteneciente a Microsoft 365. Se encuentra dentro del área privada.

Outlook cuenta con versión escritorio. Si el acceso de los estudiantes al correo es habitual, puede resultarles más práctico contar con la opción de escritorio descargada en el ordenador para no realizar todos estos pasos, como sucede en la versión online.

Las aplicaciones de Microsoft 365 se pueden instalar en versión escritorio: dentro del área privada, al pulsar sobre Office 365 en la parte derecha de la ventana, aparece un desplegable en el que pone Instalar aplicaciones. Desde esta opción, se puede descargar Outlook y también otras aplicaciones de Microsoft 365.

Alternativas

Hay alternativas de pago y otras gratuitas, las gratuitas también tienen planes de pago con funciones mejoradas y aumentadas. Más información sobre estos proveedores está disponible en la guía de servicios de correo electrónico seguro y privado.

Como veis una de las restricciones de las cuentas gratuitas es el tamaño de archivos que puedes almacenar, pero puedes ir descargándolos y ordenándolos, si no, los tendrás por allí, perdidos.

Correos temporales

Podría ocurrir que tuvieras correos “temporales”:

Tu correo de empresa, mientras estás trabajando.
Correo que te concede tu Proveedor de Internet (@movistar, @vodafone).
Tu correo de estudiante. Por ejemplo tu cuenta de educa.jcyl.es.

Podría ocurrir que tu empresa monitorizase tus correos para asegurarse de que estás haciendo un uso “laboral” (que no estás usándolo para comprar cosas o para usos fraudulentos).

El problema de “acostumbrarse” a usar este tipo de servicios es que los PERDERÁS cuando termine tu relación con ellos (cuando dejes la empresa, cambies de conexión a Internet, dejes el instituto, etc.). Por eso, cualquier correo interesante que recibas por allí, deberías reenviártelo a una cuenta personal (en el caso de empresa, respetando las normas sobre confidencialidad de la empresa, claro). Por ejemplo, si tu profesor te manda un artículo interesante por correo que deseas guardar, reenvíalo a tu Gmail, Protonmail, etc. Esto puede automatizarse para que se reenvíe de manera automática.

Mantenimiento de contraseñas y cancelación de cuentas

Todos los sistemas tienen protocolos para cancelar cuentas que se dejan sin usar mucho tiempo, sobre todo en servicios gratuitos (en algunos casos pueden ser “tan sólo” tres meses), así que visita tu correo de cuando en cuando.

Para autenticarte en muchos sistemas te propondrán:

Sólo contraseña.
Doble autenticación: contraseña y envío de código al teléfono, por ejemplo. En este caso asegúrate de llevar siempre el teléfono o no podrás entrar.

Para cambiar o recuperar contraseñas:

Preguntas “especiales”: Nombre de tu mascota , etc.
Envíos de códigos a teléfonos.
Direcciones de correo (alternativas) para la recuperación.

Ojo con esas respuestas que eliges, las contraseñas inseguras, dejar el teléfono desprotegido, etc.

El usuario

Vuestro correo es un asunto formal y debéis tener un usuario formal.

Si eres menor de edad, es importante que mantengas su privacidad y gestiones tus correos con permiso de tus padres o tutores legales. Así que si tenéis uno que se llame “pestañitas@gmail” o cosas así, no lo uséis para las cosas de trabajo o estudio.

Yo os recomendaría tener DOS o TRES CORREOS:

Correo formal:
- Nombre identificable para que sea fácil de recordar. Algo así como que el correo de Marian Herrero sea marianh@carlossbblogPodéis usar puntos, guiones bajos, iniciales… intentad no usar números.
- Entre unas cosas y otras creo que conseguiréis encontrar un usuario libre. Por ejemplo: carlossb, carlos.s.b, carlos_sb, c.sanchezbarbero
Correo informal:
- Para tus movidas familiares, de colegas y tal. Puedes ser identificable o no, con el “sobrenombre” que se te conozca p.ej. pepeelchispa@carlossbblog
- Cuida también de a quién se lo das.
Correo anónimo:
- Sin que sea identificable el nombre, lugar de procedencia, etc.
- Para registrarte en webs, foros, dárselo a pesados (!), etc.
- Este correo sólo lo consultas de cuando en cuando, llegará básicamente spam (correo no deseado).

Los correos formal e informal podrían ser sólo uno, pero entonces pon tu nombre real como usuario, no pongas pepeelchispa.

Además del usuario debéis elegir correctamente el nombre que aparece.

Si el usuario es pablo.gonzalez@gmail y como nombre aparece PABLERAS BODY… Como suelo decir, si envías un currículum así, no te van a contestar, pero si te contestan… preocúpate.

Cómo redactar un correo

Destinatarios

Para (1): Personas a las que se quiere enviar. Puede ser más de una. Todas verán los correos de todas. Puede ser un “grupo” de direcciones que hayas formado en tu libreta de contactos, por ejemplo “primos”, “proveedores”.
CC Con Copia (2): Lo mismo que lo anterior… La diferencia es que el correo no es tanto para él como para que sepa que se está enviando. P. ej.: Escribo a un profesor para preguntarle una duda del proyecto y pongo en CC a mis compañeros del grupo de trabajo. Todo el mundo ve la dirección de todo el mundo.
CCO Con Copia Oculta (3): Todas las direcciones que ponga aquí recibirán el correo. La diferencia es que ninguna de las direcciones que ponga allí será visible para nadie. Lo usamos para preservar la privacidad de los destinatarios. P.ej.: Voy a cambiar de correo y mando un correo a todos mis contactos para decírselo, pero a nadie le importa el correo de nadie (familiares, amigos, alumnos, profesores, etc.). Como veis la constante es enviar cosas sin comprometer los datos de nadie.

Asunto

Pocas palabras que identifiquen con claridad el objeto del correo. Por ejemplo:

Ejercicio 4 Tema1 Matemáticas
Salida al campo del domingo
Fotos de las vacaciones
Pedido 12/04/2020
Duda para el examen de Tecnología

Aquí NO se escribe todo lo que uno quiere contar al destinatario, para eso está el cuerpo del correo

Cuerpo del correo

Aquí contamos todo lo que tengamos que contar, con el detalle que necesitemos…. pero con estructura.

Saludo (1): P.ej.: Hola, Carlos, Buenos días, Estimados señores:
- Si queréis hacerlo SUPERBIEN:
  - Coma entre el saludo y el vocativo. “Buenos días, Carlos”.
  - Dos puntos al final (a veces veréis coma, pero es una influencia del inglés)
Identificación (2):
- P.ej.: Soy Carlos, profesor de Tecnología de su hijo. Soy Mario González, alumno de 3ºH de Tecnología
Cuerpo del mensaje (3): Contad lo que sea, y si puede ser que esté claro quiénes sois (para evitar virus).
- P.ej.: “Descárgate esta imagen tan divertida” MAL
- P.ej.: “Mira qué gracioso quedó Emilio en esta foto de la excursión del sábado” BIEN
- Un párrafo por idea. P.ej.: Te escribo porque no he podido hacer el examen del día 14 de noviembre.¿Cuándo podría hacerlo? ¿Podría ser a séptima hora?
Despedida (4): Una manera que funciona muy bien tanto en formal como en informal es “Saludos”. Reservad para gente cercana cosas como: Besitos, Chao, pescao, Ahí te pudras o Verás cuando llegue a casa.

Cómo adjuntar archivos

Una de las cosas más importantes para las que usamos el correo es para enviar archivos. No es díficil.

En algún lugar encontraréis un “clip” o la palabra “ADJUNTAR”.
Después se os abrirá un “explorador de archivos” y veréis las carpetas de vuestro ordenador, allí podéis elegir lo que queréis mandar.
Podéis seleccionar varios archivos
- Tecla Mayúsculas (NO BloqMayús) y haces click en el primero y el último. Para seleccionar archivos que salen seguidos
- Tecla Control y vas haciendo click. Para seleccionar archivos que salen separados.
- Aceptar
- Asegúrate de que aparecen como adjuntados antes de enviar.
En todos los sistemas de correo suele haber un número máximo de archivos que se puede adjuntar y un tamaño máximo.

Cuando se quieren enviar demasiados archivos o demasiado grandes podemos hacer una de estas cosas:

Mandar varios correos: Alternativa cutre… pero si son un par, puede ser lo más sencillo. Se pone el asunto 1/2 y 2/2 por ejemplo y así le queda claro al destinatario.
Comprimirlos (con programas como Winzip, Winrar, etc.). Aquí se genera un sólo archivo que “esconde” a los demás y reduce su tamaño global (a veces mucho). El destinatario debe descomprimir ese archivo para ver los archivos individuales.
Guardar los archivos en la nube y compartir enlaces en el cuerpo del correo. Por ejemplo en Drive, Dropbox, WeTransfer (para grandes tamaños), etc. Aquí es importante recordar que hay que dar permiso de lectura (al menos) al usuario que lo va a recibir o a cualquiera que tenga el enlace.

Recibir un email

Correos sospechosos

NO ABRÁIS CORREO SOSPECHOSO.

NO OS DESCARGUÉIS ADJUNTOS DE CORREOS SOSPECHOSOS

Cómo identificarlo:

Sin asunto o sin cuerpo del mensaje.
Con asuntos o mensajes demasiado genéricos que podría haber escrito un virus (“Imagen”, “Mira que gracioso”)
De direcciones desconocidas o “raras” llenas de números y letras.
De gente que pone “Servicio de Apple”, pero su dirección es @dj2l34jlflfsj33j4.com
De un contacto conocido… pero un mensaje raro. Si tu primo Paco te envía un mensaje en inglés o un documento legal…

Ante un correo sospechoso:

Si se ve claramente que es malo. Se borra y listo.
Si es de alguien conocido pero parece raro y podría ser un virus.
Llama o escríbele y le preguntas.

Correos con adjuntos

Descarga el adjunto y archívalo correctamente.

¿Es una foto chula de las vacaciones? Ve a tus carpetas del disco duro y la pones allí

¿Es un documento interesante sobre ese tema que te gusta? A su carpeta. ¿Quieres además subirlo a alguna “nube” (Drive, Dropbox)? Adelante.

Gestión de correos

Saca tus correos de la Bandeja de Entrada.

Si es una comunicación importante guárdala en una carpeta
- Hazte una carpeta para los correos de esa persona “Paco”.
- Hazte una carpeta para los correos de ese tema: “Asignatura X”, “Viaje a X”.
- Si es un encargo o unas condiciones de servicio o de pago , puede que necesites ese correo en el futuro si a alguien se le “olvida”.

Si es algo que ya ha cumplido su función, bórralo (Salvo si es una cuestión profesional que quiero dejar constancia de que lo has recibido). “Carlos, me llegaron las fotos. Gracias” Recuerda que en las cuentas de correo el tamaño está limitado.

Si es spam

Márcalo como SPAM y Bórralo

Llamamos SPAM al correo no solicitado. Puede ser malicioso o simplemente publicitario.
Habrá un botón en tu cliente de correo en el que puedas marcar como SPAM (antes de borrarlos). Así ayudas a tu correo a identificarlo y a filtrártelo.

Responder

No siempre hay que contestar a los correos: Puede pasar como en esos grupos de Whatsapp que alguien dice, “¿Sabéis si hay deberes?” y empiezan todos “No”, “Tampoco”, “Yo, no”…. y te encuentras con treinta mensajes que no valen para nada.
En la mayoría de las ocasiones, SÍ ES BUENO CONTESTAR. Podemos necesitar saber que todo el mundo está informado, que a nadie se le ha despistado o no lo ha podido ver, que nadie tiene objeciones a algo, etc. Puede ser algo tan simple como. “Hola, por aquí de acuerdo en todo. Saludos.”
Responder a uno, responder a varios, responder a todos. En el “botón RESPONDER” verás que se puede responder a uno o a todos los destinatarios que tenía ese correo (excluyendo a los “ocultos). Si le das a RESPONDER A TODOS, puedes después, a mano, ir eliminando o añadiendo nuevos destinatarios. Por ejemplo:
- Si alguien os comunica una noticia a un grupo puede que quieras responderle solo a él, o los treinta recibiréis treinta respuestas con “Ok, sl2”
- Si alguien os pide que os pronunciéis sobre un asunto, por ejemplo, un lugar para cenar, querréis que todos lean las respuestas para llegar a un acuerdo.
Igual que cuando escribes tú: Saludo, cuerpo y despedida. En el asunto pondrá “Re : Invitación de boda” para que se sepa que es una respuesta a eso. (aunque se podría editar el asunto y poner otra cosa).
El cuerpo del correo se suele poner encima del mensaje anterior. Pero se puede poner debajo o intercalar (si se responden a cosas una a una) En este último estilo hay que cambiar el tipo de letra y tener cuidado, puede ser lioso.
No OFFTOPICS. Si el profe te pregunta que si os viene bien una fecha de examen no respondas en ese correo preguntando si alguien ha visto un libro que te dejaste en clase. Para eso, manda otro correo.
Adjuntos en las respuestas. En las respuestas normalmente no van os adjuntos que iban en el mensaje original. Se pueden añadir adjuntos a la manera usual.

Reenviar

Cuando reenviamos mandamos el mensaje recibido a una tercera persona.
En el Asunto aparecerá “Fw : Manual de Python”
Normalmente Sí se reenvían los adjuntos
El Remitente no recibe copia de este Reenvío.
Podemos editar el reenvío.
P.ej.: Te reenvío este manual de C++ que me acaba de llegar. Estabas buscando uno, ¿no? Aparecen la dirección de correo y mensaje original completo que nos llegó. En muchas ocasiones es bueno borrarlo para preservar privacidad.

Reenviar a tu otra cuenta de correo

Como dijimos antes, se puede automatizar el reenvío a otra cuenta tuya de correo, cualquier mensaje que te llegue a esta. Es sencillo, pero se hace de forma diferente en cada cliente de correo.

Respuesta automática

Se puede configurar que el correo responda él solo a cualquier correo que llegue. Esto puede ser útil, por ejemplo, si estás de vacaciones o ausente por enfermedad. Cada vez que te llegue un correo se genera una respuesta automática con el texto que tú quieras. Por ejemplo: “Gracias por tu correo, te responderé en una semana. Saludos”.

Firma

Se puede configurar un pequeño texto que aparecerá al final de todos tus correos. Donde se puede poner tu nombre, cargo, datos de tu empresa, tus redes sociales, un mensaje positivo o lo que te parezca.

Programar correos

Se puede configurar que tus correos no se manden en el momento que se escriban, sino a la hora que tú quieras.

Se suele hacer para que uno consulte los correos y los vaya respondiendo cuando pueda, pero que sólo se envíen en horario de trabajo.

NO está bien porque la gente se acostumbra a que puedas leer su correo y responder a horas intempestivas. Cuando tenga un problema lo volverá a enviar a las 11 de la noche. Si no respondes, comprenderá que debe enviarlo en horas de trabajo.

Filtros

La idea es que tu cliente de correo tome un correo que acaba de llegar y lo meta en una carpeta de tu cliente de correo de forma automática.

Normalmente queremos también que lo quite de la Bandeja de Entrada, pero hay muchas opciones en los filtros y una es dejarlo allí también.

Aparecerá como NO LEÍDO en su carpeta, así que sabrás que tienes en la carpeta “Vacaciones” dos correos no leídos y en la carpeta “Jefe”, otros tres.

Los filtros se pueden hacer

Por PALABRAS CLAVE (típicamente el asunto)

P.ej.: Como profe, cualquier correo que contenga la palabra “duda” me lo llevo a la carpeta “Dudas”.

Por REMITENTE

P.ej.: Cualquier correo de un best friend forever, de tu médico, etc.

Hay muchos tipos de filtros y depende de cada cliente de correo. Típicamente, busca “Configuración” y “Filtros”.

Organización

Los correos que recibes pueden ir.

“Apilándose” en la Bandeja de Entrada en el orden que llega
“Agrupándose” por conversaciones si son respuestas a otros correos.

Lo podéis configurar como más os guste. A mí se me pierden si los agrupo por conversaciones, no sé si ha llegado uno nuevo, pero va en gustos.

Consulta del spam

Los clientes de correo tienen un filtro anti-spam que funciona… pues regular.

Falsos negativos

Te llegan a la Bandeja de Entrada correos que son SPAM

Falsos positivos

Clasifica como SPAM y saca de la Bandeja de Entrada correos valiosos.

Consulta la carpeta SPAM de tiempo en tiempo por si te ha marcado como SPAM algo que no lo es.Recuerda darle al “botón No es SPAM” para intentar que no vuelva a cometer un error con un email parecido (mismo remitente, p.ej.)

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